Suivi et évaluation (S&E) pour les ONG

janvier 21, 2021

Notre guide simple articule les éléments clés et les étapes importantes de l’élaboration d’un plan de suivi et évaluation (S&E). Notre intention est de vous aider à planifier votre S&E de manière plus stratégique, afin que votre projet puisse atteindre les effets escomptés. Découvrez comment transformer votre vision de S&E, quand concevoir un cadre de suivi et évaluation, comment collecter des données utiles, comment diffuser et utiliser les résultats, et plus.

Qu'est-ce qu'un plan de suivi et évaluation (S&E)?

Un plan de suivi et évaluation est un guide qui explique les buts et objectifs d’une stratégie de S&E et ses éléments clés. Un plan de S&E est comme une feuille de route qui aide à définir, mettre en œuvre, suivre et améliorer une stratégie de suivi et évaluation au sein d’un projet particulier ou d’un groupe de projets. Il énonce tout ce qui doit se passer de la phase de planification du projet jusqu’à ce que le projet atteigne son objectif et crée l’impact prévu.

 

Un plan de S&E comprend les éléments suivants :

  • Un calendrier proposé pour le S&E
  • Questions de S&E pertinentes à poser à différentes étapes du cycle de vie du projet
  • Différentes méthodologies
  • Une stratégie de mise en œuvre efficace
  • Résultats attendus
  • Définir qui mettrait en œuvre les différentes composantes du plan de S&E
  • Outils de S&E appropriés pour la collecte de données
  • Identifier où les données seraient sauvegardées et comment elles seraient analysées
  • Définir comment les résultats du S&E seraient communiqués aux bailleurs de fonds, aux parties prenantes et aux membres de l’équipe pour garantir l’amélioration du projet, la transparence et la prise de décision fondée sur les données
  • Autres ressources et capacités requises

Une chose à garder à l’esprit – les spécificités du plan de S&E de chaque projet vont différer projet par projet, cependant, les plans doivent tous suivre la même structure de base et inclure les mêmes éléments clés.

Quand devrait-on concevoir un plan de S&E ?

Le plan de suivi et évaluation doit être créé dès le début, quand les interventions du projet sont en cours de planification. La planification des interventions de projet et la conception d’une stratégie de S&E doivent aller de pair. La planification en avance de S&E permet également de s’assurer qu’un système solide est en place pour suivre chaque petite intervention et activité du projet et pour évaluer leur succès. Il aide également les chefs de projet et les autres membres de l’équipe associés au projet à comprendre des objectifs clés et à s’assurer que le projet est sur la bonne voie.

 

Il est important d’impliquer les gestionnaires de projet, les évaluateurs, les bailleurs de fonds, et les autres parties prenantes dans la conception du plan de S&E, parce que la participation des parties prenantes dans la phase initiale garantit l’applicabilité et la durabilité des activités de S&E. L’idée est d’identifier les opportunités et les obstacles en équipe lors de la phase de planification en mettant l’accent sur la résolution de problèmes et la maximisation de l’impact.

Guide étape par étape pour concevoir un plan de S&E

L’élaboration d’un plan de S&E est un processus à multiples facettes, parce qu’il implique la fusion et la connexion de différents éléments de S&E en un système holistique pour mesurer la performance des interventions et l’impact d’un projet. Il est recommandé de concevoir le plan de S&E d’une manière flexible afin que des ajustements puissent être apportés à tout moment dans le contexte du plan de travail pour tenir compte des problèmes pouvant survenir pendant le processus de S&E.

 

Avant de commencer, il est essentiel de comprendre la raison qui motive l’élaboration du plan de S&E, les éléments clés qui seront inclus, et les étapes nécessaires à son élaboration. Ci-dessous, nous avons listé ces éléments en différentes étapes.

Étape 1: Identification du problème central

Avant de commencer à conceptualiser un projet, il est essentiel de comprendre que le problème sous-jacent est la communauté d’intérêt et d’explorer quelle est la cause, quelles interventions pourraient résoudre ce problème, et combien de temps l’intervention devrait-elle durer pour qu’elle soit efficace. Le projet sera ainsi conçu en fonction de la nécessité d’une intervention.

 

Il existe de nombreuses façons stratégiques pour identifier le problème central et ses causes, mais une manière courante pour les organisations de les définir consiste à faire une analyse en utilisant une méthode qu’on appelle “ l’Arbre du problème ”. Il s’agit d’une activité de groupe qui implique la contribution des membres de l’équipe de projet, des parties prenantes et des bénéficiaires qui peuvent utiliser leurs connaissances techniques et spécifiques pertinentes.

 

La première étape consiste à définir le problème principal sur lequel tous les membres de l’équipe sont d’accord et à le visualiser sur un tableau de conférence ou un tableau blanc comme le tronc d’un arbre. Ensuite, à travers de nombreux cycles de discussions, l’équipe identifie les causes du problème et les visualise comme les racines de l’arbre. Enfin, l’équipe réfléchit aux conséquences potentielles du problème et les expose comme les branches de l’arbre. Les membres de l’équipe peuvent également ajouter des branches supplémentaires pour les solutions, les préoccupations et les décisions.

 

Il s’agit d’une pratique efficace parce qu’elle trace une image réaliste d’un problème à partir de dimensions économiques, politiques et socioculturelles, tout en construisant un sentiment partagé d’objectif, d’action et de compréhension entre les parties impliquées.

Étape 2: Planification du projet

Quand nous avons pleinement saisi le problème sous-jacent et détaillé ses causes et ses conséquences, nous pouvons commencer à planifier notre projet.

Identification des buts, des objectifs et des activités du projet

Avant de commencer le travail de base du plan de S&E, il est essentiel de comprendre où nous devons aller et comment nous allons y parvenir. C’est possible en identifiant des buts, des objectifs, et des activités pertinentes d’une manière claire et concise.

  • Buts : les impacts finaux sur la vie des bénéficiaires ou sur l’environnement que le projet a l’intention d’atteindre
  • Objectifs : le changement à plus long terme de l’environnement ou du comportement des bénéficiaires du projet nécessaire pour atteindre le but global
  • Activités : les interventions directes et les processus du projet

Identification des parties clés

Cette étape consiste à identifier les principales parties internes et externes qui seront impliquées dans le projet ou qui bénéficieront du projet. Les principales parties comprennent l’équipe du projet, les bailleurs de fonds, les parties prenantes de la communauté au sens large (groupes communautaires, réseaux, résidents, etc.), les organisations partenaires, les décideurs politiques locaux et nationaux, d’autres organismes gouvernementaux et les bénéficiaires du projet.

Identification des questions de suivi et évaluation

Au cours de cette étape, les responsables de programme ou les spécialistes de S&E avec la contribution de toutes les parties prenantes et des bailleurs de fonds identifient les questions de S&E les plus importantes que le projet examinera. Les questions de S&E permettent aux gestionnaires de déterminer leurs capacités et processus internes en termes de vision, budget, gestion, durabilité, etc. Les questions de S&E permettent également aux gestionnaires de mesurer la pertinence, l’efficacité, l’impact et les contributions des interventions à différentes étapes du cycle de vie du projet.

 

En identifiant ces questions dès le début du processus, les chefs de projet ou les spécialistes de S&E sont prêts à concevoir des outils, des instruments et des méthodologies nécessaires pour rassembler les informations nécessaires. Les questions de S&E peuvent avoir besoin des révisions de temps en temps en fonction de l’état du projet.

Rôles et responsabilités

Il s’agit d’une autre étape importante à inclure lors de la planification d’un projet, parce que la définition en avance des rôles des membres du personnel du projet et des parties prenantes clarifiera qui serait en charge de quelles activités, y compris les communications, la gestion du projet, la conception et la mise en œuvre du projet, la collecte de données, l’analyse des données, rapports, etc. C’est important pour vous aider à éviter les confusions plus tard pendant la mise en œuvre du projet.

Estimations des coûts des activités de suivi et évaluation

Il est essentiel d’allouer un budget provisoire et de fournir une explication des ressources nécessaires lors de la phase de planification. Y compris – l’argent et le personnel, le développement des capacités, l’infrastructure, etc. Les experts de S&E suggèrent d’allouer environ 5 à 10 pour cent des coûts totaux du projet pour la programmation de S&E.

Compréhension du contexte global

Il est important de comprendre les structures politiques et administratives de la communauté où se déroulera votre projet, ainsi que les rôles et les influences des politiques existantes qui peuvent affecter la mise en œuvre du projet. De même, il est également recommandé de commencer à réfléchir aux risques potentiels et aux circonstances inattendues qui pourraient survenir pendant la mise en œuvre du projet, par exemple, toute réticence de la part d’une partie clé à coopérer.

Une fois qu’une image claire des buts et objectifs globaux du projet est définie, les acteurs clés sont identifiés et le contexte est bien compris, il est temps de choisir une approche appropriée et d’esquisser la conception détaillée du plan de mise en œuvre.

Étape 3: Définition d'un cadre de suivi et évaluation

Maintenant, nous avons des connaissances de base suffisantes pour concevoir un cadre. Un cadre améliore la compréhension des buts et objectifs du projet et définit les relations entre les facteurs qui sont clés de sa mise en œuvre. Un cadre montre également les éléments externes et internes qui pourraient affecter le succès du projet.

Il est important de garder à l’esprit qu’il n’y a pas de solution universelle en matière des cadres. Différents types de projets utilisent différents types de cadres, la meilleure façon de déterminer votre type idéal est de comprendre l’étendue de votre projet, puis de choisir celui qui correspond le mieux à l’objectif. Ces trois types de cadres de S&E sont beaucoup utilisés dans les secteurs du développement et de l’humanitaire :

  • La théorie du changement – Une théorie du changement montre un vue d’ensemble (qui pourrait parfois être complexe) de tous les processus sous-jacents et des voies possibles menant aux changements de comportement à long terme aux niveaux institutionnel, individuel ou communautaire, tout en visualisant toutes les preuves et hypothèses possibles qui sont liés à ces changements.
  • Le cadre logique / Le modèle logique Contrairement à la théorie du changement, un cadre logique est au point et se concentre uniquement sur une voie spécifique qu’un projet traite et crée une structure soignée et ordonnée pour le projet. Il est alors plus facile pour les chefs de projet et les parties prenantes de suivre la mise en œuvre du projet.
  • Le cadre de résultats – Un cadre de résultats met l’accent sur les résultats afin de clarifier les objectifs clés du projet. Il montre comment chacun des résultats intermédiaires facilite la réalisation de chaque objectif, et comment les objectifs sont liés les uns aux autres et au but principal.

Ces trois cadres ont des différences, mais il y a aussi des éléments communs qui les traversent, comme la nécessité d’identifier et d’impliquer les principales parties prenantes; le besoin de buts, d’objectifs, d’activités et de résultats bien définis, le même objectif général de montrer comment le projet aboutira aux résultats, et le besoin de suivi et évaluation continu.

Étape 4: Identification des indicateurs pertinents

Une fois que les buts et objectifs du programme sont définis et qu’une ébauche de cadre de S&E est en place, il est temps de définir des indicateurs pour suivre le progrès accompli dans la réalisation de ces objectifs. Une bonne combinaison d’indicateurs de processus, de résultats, et d’impact est recommandée.

Les indicateurs de processus suivent la progression du projet. Ces indicateurs nous aident à comprendre si les activités sont mises en œuvre comme prévu. D’un autre côté, les indicateurs de résultat montrent dans quelle mesure les activités du programme ont réussi à atteindre les objectifs du projet. Contrairement aux indicateurs de processus, ces indicateurs se concentrent plus sur ce que le projet tente de réaliser, plutôt que sur la manière dont il est réalisé. Les indicateurs d’impact mesurent les impacts ou objectifs d’un projet à long terme.

 

Étape 5: Identification des outils et méthodologies de collecte de données

Après avoir créé des indicateurs de suivi, il est temps d’identifier et de collecter des données pertinentes pour démontrer les résultats réels des interventions du projet par rapport à nos indicateurs. Les experts de S&E recommandent d’impliquer l’équipe du projet et les parties prenantes dans la discussion. Avant de collecter des données, il est judicieux de discuter ces questions en équipe :

  • Les données seront-elles qualitatives, quantitatives ou une combinaison des deux ?
  • Quelles données de base existent déjà ?
  • Quelles sont les méthodes et outils les plus pertinents pour collecter de nouvelles données
  • Comment les données collectées seront-elles enregistrées ?
  • Comment et quand les données seront-elles analysées ?
  • Qui sera responsable de la collecte et de l’analyse des données ?

La règle d’or à suivre ici est de collecter correctement une plus petite quantité de données utiles, que collecter beaucoup de données d’une manière inefficace. Il est important que les chefs de projet prennent en considération le temps du personnel et les coûts en ressources de la collecte de données.

Quelle est la bonne façon de déterminer la source la plus pertinente de données de surveillance ? Ça dépend en grande partie de ce que chaque indicateur tente de mesurer. Le projet aura besoin de plusieurs sources de données pour répondre à toutes les questions de suivi et évaluation. Les sources de données peuvent être les participants eux-mêmes, la littérature, les statistiques nationales, l’ensemble de la communauté, les maisons individuelles ou n’importe qui ou tout ce qui peut aider à générer les données pertinentes. Une fois que les sources appropriées ont été sélectionnées, l’étape suivante consisterait à décider quels outils et méthodes seront appropriés pour collecter les données à partir de la source de données. Voici quelques types courants de méthodes de collecte de données :

  • Enquêtes
  • Questionnaires
  • Groupes de discussion
  • Études de cas
  • Entrevues
  • Ateliers
  • Analyse du contenu des matériaux, etc.

Outre les méthodes traditionnelles au stylo et papier, il existe de nombreux outils de collecte de données numériques disponibles pour aider les collecteurs de données à collecter des données plus rapidement et plus efficacement. Ces outils en ligne ou hors ligne aident à éviter les erreurs humaines qui peuvent survenir lors de la collecte et de la saisie des données. Certains outils de collecte de données largement utilisés sont KoBoToolbox, CommCare, SurveyCTO, ONA, et plus.

 

Une fois que le processus de collecte de données est déterminé, il est également nécessaire de décider à quelle fréquence les données seront collectées. Ça dépend des besoins du projet, des exigences des bailleurs de fonds, des ressources disponibles et du calendrier de l’intervention. La plupart des données seront collectées en continu par le programme, tandis que d’autres à certains intervalles. Les données collectées sont généralement enregistrées tous les quelques mois, en fonction du calendrier convenu.

Étape 6: Examination du plan de travail de S&E (les experts de S&E recommandent de le mener régulièrement)

Maintenant que nous avons établi nos indicateurs et notre plan de collecte de données, il est temps de revoir notre plan de S&E pour voir nos progrès vers les buts et objectifs du projet et de le réviser en fonction des besoins actuels du projet – quel est l’état du projet ? Dans quelle mesure les activités sont-elles bien mises en œuvre ? Génèrent-ils les résultats escomptés ou dans quelle mesure nos interventions correspondent-elles aux besoins de la communauté ? Qu’est-ce qui doit être amélioré, ajouté ou changé ?

 

À ce stade, il est également bon de revoir l’allocation des fonds pour l’évaluation et de voir si notre plan correspond bien au budget et aux ressources disponibles. Les rôles et les responsabilités de chaque composante du plan de travail doivent également être clairement expliqués. Aurions-nous besoin d’externaliser un segment particulier de l’évaluation ?

 

La révision de notre plan de travail de S&E permet également aux nouveaux membres de l’équipe, s’ ils existent, de se familiariser avec le projet et de se faire une idée de ses responsabilités et de la répartition des autres rôles et responsabilités au sein du groupe.

Étape 7: Rapports

Une fois que les données sont collectées et analysées, elles doivent être communiquées aux membres concernés aussi régulièrement que possible pour discuter et interpréter les résultats. L’intention de faire ces rapports doit toujours être de fournir aux membres du personnel et aux parties prenantes des informations claires sur les résultats les plus récents concernant l’avancement, le succès et l’échec du projet et de les aider à prendre des décisions fondées sur les données pour les modifications des composants du projet et pour élaborer des plans de travail futurs si nécessaire. En outre, les données doivent être communiquées afin qu’elles puissent accroître les connaissances et apporter des contributions dans le domaine connexe pour que les futurs projets et pratiques soient plus efficaces. Si les résultats et les données du projet ne sont pas diffusés de manière adéquate, cela pourrait conduire à une duplication des efforts de suivi et évaluation.

Le plan de travail de S&E doit inclure une stratégie efficace de diffusion interne des données au sein de l’équipe du projet, ainsi qu’une diffusion plus large parmi les parties prenantes, les bailleurs de fonds, et les publics externes. Le plan doit également préciser le format qui sera utilisé pour partager les résultats – des réunions formelles avec les donateurs et les parties prenantes, des rapports écrits, des présentations orales, du matériel du programme ou des séances de rétroaction de la communauté et des parties prenantes.

Outre les techniques traditionnelles, de nombreuses organisations choisissent également d’utiliser des outils et du logiciel de S&E numériques comme TolaData. Ces outils sont généralement fournis avec des fonctionnalités de tableau de bord et de portfolio qui permettent aux utilisateurs de visualiser les données sous forme de graphiques, de diagrammes, de rapports et d’images pour des rapports en temps réel. Ces outils facilitent la production de rapports et aident les organisations à clarifier leurs progrès et à garantir la transparence et la responsabilité à tous les niveaux.

Conclusion

Nous espérons que notre guide étape par étape servira de feuille de route utile pour développer et mettre en œuvre un suivi et une évaluation pertinents, efficaces, opportuns et crédibles. Selon les experts, si le S&E est bien planifié et exécuté, il peut devenir un outil puissant de changement social et politique – raison de plus pour faire du S&E une partie intégrante de nos projets de développement et humanitaires. Vous avez des questions ou des préoccupations concernant cet article ? N’hésitez pas à nous contacter.

Références clés

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