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How can you ensure the success of your project? Here’s a step-by-step guide on how to develop & implement an M&E plan to steer you in the right direction.

febrero 12, 2021

Nuestra sencilla guía articula los componentes clave y los pasos importantes en el desarrollo de un plan de monitoreo y evaluación (M&E). Nuestra intención es ayudarlo a planificar su M&E de manera más estratégica, para que su proyecto pueda alcanzar los resultados esperados. Descubra cómo y cuándo transformar su visión de M&E en implementación, cuándo diseñar un marco de M&E, cómo recopilar datos útiles, cómo difundir y utilizar los resultados y más.

¿Qué es un plan de monitoreo y evaluación?

Un plan de monitoreo y evaluación es una guía que explica las metas y objetivos de una estrategia de M&E y sus elementos clave. Intentemos explicar este concepto en palabras simples -un plan de M&E es como una hoja de ruta que ayuda a definir, implementar, dar seguimiento y mejorar una estrategia de monitoreo y evaluación dentro de un grupo de proyectos o un proyecto en particular; establece todo lo que debe suceder desde la fase de planificación de un proyecto hasta que el proyecto alcanza su objetivo y crea el impacto esperado.

Entonces, ¿qué es este “todo” que se incorpora en un plan de M&E? Un plan de M&E incluye los siguientes elementos:

 

  • Un cronograma propuesto para el M&E
  • Preguntas relevantes de M&E a ser realizadas en diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto
  • Diferentes metodologías
  • Una estrategia de implementación efectiva
  • Resultados esperados
  • Definir quién implementará los diversos componentes del plan de M&E
  • Herramientas adecuadas de M&E para la recolección de datos
  • Identificar dónde se almacenarán los datos y cómo se analizarán
  • Definir cómo serán reportados los hallazgos de  M&E a los donantes, partes interesadas y el personal interno para garantizar la mejora del proyecto, la transparencia y la toma de decisiones basada en evidencia
  • Otros recursos y capacidades necesarias

Algo a tener en mente -los detalles del plan de M&E serán diferentes de un proyecto a otro; sin embargo, todos deben seguir la misma estructura básica e incluir los mismos elementos clave.

¿Cuándo debemos diseñar un plan de M&E?

El plan de monitoreo y evaluación debe crearse desde el principio, cuando se planifican las intervenciones del proyecto. La planificación de las intervenciones del proyecto y el diseño de una estrategia de M&E deben ir de la mano. Planificar el M&E desde el inicio también ayuda a garantizar que existe un sistema sólido para monitorear cada pequeña intervención y actividad del proyecto y evaluar su éxito. También ayuda a los gerentes del proyecto y otros miembros del personal involucrados con el proyecto a obtener una imagen clara de los objetivos clave y garantizar que el proyecto está en el camino correcto.

Es importante involucrar a los gerentes de proyecto, evaluadores, donantes y otros actores clave en el diseño del plan de M&E, ya que la participación de las partes interesadas en la fase inicial asegura la aplicabilidad y sostenibilidad de las actividades de M&E. La idea es identificar oportunidades y barreras como equipo en la etapa de planificación con un enfoque de resolución de problemas y maximizar el impacto.

Guía paso a paso para diseñar un plan de M&E

El desarrollo de un plan de M&E es un proceso dinámico y multifacético, ya que implica fusionar y conectar diferentes elementos de M&E en un sistema holístico para medir el desempeño de las intervenciones y el impacto de un proyecto. Se recomienda diseñar el plan de trabajo de M&E de una manera que sea flexible para que se puedan hacer ajustes en cualquier momento dentro del contexto del plan de trabajo teniendo en cuenta problemas que puedan surgir durante el proceso de M&E.

Antes de comenzar, es esencial comprender la razón fundamental detrás del desarrollo del plan de M&E, los elementos clave que se incluirán y los pasos necesarios para desarrollarlo. A continuación, hemos dividido estos elementos en diferentes pasos para mayor claridad.

Paso 1: Identificar el problema focal y la necesidad de un proyecto

Antes de comenzar a conceptualizar un proyecto, es esencial comprender que el problema subyacente es el punto de interés y explorar qué lo está causando, qué intervenciones podrían resolver este problema y cuánto tiempo debería durar la intervención para que sea efectiva. Así, el proyecto se diseñará en base a la necesidad de una determinada intervención asumida.

Antes de comenzar a conceptualizar un proyecto, es esencial comprender que el problema subyacente es el punto de interés y explorar qué lo está causando, qué intervenciones podrían resolver este problema y cuánto tiempo debería durar la intervención para que sea efectiva. Así, el proyecto se diseñará en base a la necesidad de una determinada intervención asumida.

El primer paso es definir el problema principal que todos los miembros del equipo acuerdan mutuamente y visualizarlo en un rotafolio o una pizarra como el tronco del árbol. A continuación, a través de muchas rondas de discusiones y diálogos, el equipo identifica las causas del problema y las visualiza como las raíces del árbol. Finalmente, el equipo hace una lluvia de ideas sobre las posibles consecuencias y las exhibe como las ramas del árbol. Los miembros del equipo también pueden agregar ramas adicionales para soluciones, inquietudes y decisiones.

Esta es una práctica efectiva, ya que se traza una imagen realista de un problema desde las dimensiones económicas, políticas y socioculturales, al mismo tiempo que construye un sentido compartido de propósito, acción y entendimiento entre las partes involucradas.

Paso 2: Planificación del proyecto

Una vez que hemos comprendido completamente el problema subyacente y hemos trazado sus causas y consecuencias, podemos comenzar a planificar nuestro proyecto.

Identificación de metas, objetivos e insumos/actividades

Antes de iniciar con el trabajo preliminar de un plan de M&E, es esencial entender hacia dónde debemos ir y cómo vamos a llegar allí. Esto es posible identificando objetivos,  metas claras y concisas y actividades relevantes.

  • Metas:Los impactos finales en la vida de los beneficiarios o el medio ambiente que el proyecto pretende lograr
  • Objetivos: cambios a largo plazo en el medio ambiente o el comportamiento de los beneficiarios del proyecto que se necesitan para lograr el objetivo general
  • Actividades/Insumos: intervenciones y procesos directos del proyecto

Identificación de jugadores clave

Este paso implica identificar a los actores clave internos y externos que estarán involucrados en el proyecto o que se beneficiarán de este. Las partes interesadas clave incluyen al equipo del proyecto, donantes, actores clave en la comunidad en general (grupos comunitarios, redes, residentes, etc.), organizaciones socias, tomadores/as de decisiones locales y nacionales, otros organismos/ministerios gubernamentales y los beneficiarios del proyecto.

Identificación de preguntas de monitoreo y evaluación

En este paso, los gerentes de programa o los especialistas de M&E con aportes de todas las partes interesadas y donantes, identifican las preguntas más importantes de M&E que el proyecto investigará. Las preguntas de M&E, cuando se respondan, permitirán a los gerentes determinar su capacidad y procesos internos en términos de visión, liderazgo, presupuesto, gestión, sostenibilidad, etc. Las preguntas de M&E también permiten a los gerentes medir la relevancia, efectividad, impacto y contribución de las intervenciones en diferentes etapas del ciclo del proyecto.

Al identificar estas preguntas en las primeras etapas del proceso, los gerentes de proyecto o especialistas de M&E están preparados para diseñar herramientas, instrumentos y metodologías necesarias para recopilar la información necesaria. Las preguntas de M&E pueden requerir revisiones cada cierto tiempo, dependiendo del estado del proyecto.

Roles y responsabilidades

Este es otro paso importante a incluir al planificar un proyecto porque definir los roles de los miembros del personal del proyecto y los actores clave desde el principio aclara quién estará a cargo de qué actividades, incluida la comunicación, la gestión del proyecto, el diseño e implementación del proyecto, la recopilación de datos, el análisis de datos, reporte, etc. Y evitar confusiones innecesarias más adelante durante la implementación del proyecto.

Estimaciones de costos para las actividades de monitoreo y evaluación

Es fundamental asignar un presupuesto tentativo y proporcionar una explicación de los recursos necesarios en la fase de planificación. Esto incluye – dinero y personal, desarrollo de capacidades, infraestructura, etc. Los expertos en M&E sugieren asignar aproximadamente del 5 al 10 por ciento de los costos totales del proyecto para la programación de M&E.

Comprender el contexto general

Es importante comprender las estructuras políticas y administrativas de la comunidad donde se llevará el proyecto, junto con los roles e influencias de las políticas existentes que pueden afectar la implementación del proyecto. Asimismo, también se recomienda iniciar a pensar en los riesgos potenciales y las circunstancias inesperadas que pueden surgir durante la implementación del proyecto, por ejemplo, cualquier reticencia de los actores clave a la cooperación, etc.

Una vez que se ha definido una imagen clara de las metas y objetivos generales del proyecto, se han identificado los actores clave y se ha comprendido bien el contexto, es tiempo de seleccionar un enfoque apropiado y esbozar el diseño detallado del plan de implementación.

Paso 3: Definición de un marco de monitoreo y evaluación

Para cuando lleguemos a este paso, deberíamos tener los conocimientos previos suficientes para diseñar un marco. Un marco aumenta la comprensión de las metas y objetivos del proyecto y define las relaciones entre los factores clave para la implementación. Un marco también articula los elementos externos e internos que podrían afectar el éxito del proyecto.

Es importante tener en cuenta que no existe una talla única para todos cuando se trata de marcos. Diferentes tipos de proyectos utilizan diferentes tipos de marcos, la mejor manera de determinar su tipo ideal es entendiendo el alcance de su proyecto y luego elegir el que mejor se adapte a su propósito. Estos tres tipos de marcos de M&E se utilizan ampliamente en los sectores humanitarios y de desarrollo:

  • Teoría del Cambio Una teoría del cambio muestra una imagen más amplia (que a veces puede volverse compleja) de todos los procesos subyacentes y posibles vías que conducen a los cambios de comportamiento a largo plazo en los niveles institucional, individual o comunitario, mientras que visualiza todas las posibles evidencias y supuestos que están vinculados a esos cambios.
  • Marco Lógico / Modelo Lógico –A diferencia de la teoría de cambio, un Marco Lógico va al punto y se centra solo en una vía específica que trata un proyecto y crea una estructura ordenada para el mismo. Esto hace que sea más fácil para los gerentes de proyecto y partes interesadas monitorear la implementación del proyecto.
  • Marco de resultados Un marco de resultados hace hincapié en los resultados para proporcionar claridad en torno a los objetivos clave del proyecto. En otras palabras, describe cómo cada uno de los resultados intermedios/productos y efectos se relacionan y facilitan el logro de cada objetivo, y cómo los objetivos se relacionan entre sí con la meta final.

Estos tres marcos pueden tener algunas diferencias en la práctica, pero también hay algunos elementos comunes que los atraviesan, como la necesidad de identificar e involucrar a las partes clave interesadas; la necesidad de metas, objetivos, actividades y productos bien definidos, el mismo propósito general de describir cómo el proyecto conducirá a resultados y la necesidad de un continuo monitoreo y evaluación.

Paso 4: Identificación de indicadores relevantes

Una vez que se definen las metas y objetivos del programa y se establece un marco de M&E, es el momento de definir indicadores para medir el progreso hacia el logro de esas metas. Siempre se recomienda una buena combinación de indicadores de proceso, resultado e impacto.

Los indicadores de proceso miden el progreso del proyecto. Estos indicadores nos ayudan a tener claridad si las actividades se están implementando según lo planeado. Por otro lado, los indicadores de resultado miden cuán exitosas las actividades del proyecto han sido en el logro de los objetivos del proyecto. A diferencia de los indicadores de proceso, estos indicadores se enfocan más en lo que el proyecto está tratando de lograr que en cómo lo está alcanzado. Los indicadores de impacto miden las metas o impactos de un proyecto a largo plazo.

Aquí tiene un ejemplo simple:

 

Paso 5: Identificación de herramientas y metodologías de recopilación de datos

Después de crear los indicadores de monitoreo, es hora de identificar y recopilar datos relevantes para demostrar los resultados reales de las intervenciones del proyecto frente a nuestros indicadores. Los expertos en M&E recomiendan involucrar al equipo del proyecto y partes interesadas en la discusión para que el proceso sea más participativo. Antes de recopilar datos, es una buena idea discutir estas preguntas en equipo:

  • ¿Los datos serán cualitativos, cuantitativos o una combinación de ambos?
  • ¿Qué datos de línea de base ya existen?
  • ¿Cuáles son los métodos y herramientas más relevantes para recopilar nuevos datos?
  • ¿Cómo se registrarán los datos recopilados?
  • ¿Cómo y cuándo se analizarán los datos?
  • ¿Quién será responsable de la recopilación y análisis de datos?

La regla de oro a seguir aquí es recopilar menos datos útiles correctamente que muchos datos de forma deficiente. Es importante que los gerentes de proyecto tomen en cuenta el tiempo del personal y los costos de la recopilación de datos para ver qué es razonable. 

¿Cuál es una buena forma de determinar la fuente más relevante de los datos de monitoreo? Esto depende en gran medida de lo que intente medir cada indicador. Es probable que el programa necesite múltiples fuentes de datos para responder a todas las preguntas de monitoreo y evaluación. Las fuentes de información pueden ser los mismos participantes, literatura, estadísticas nacionales, toda la comunidad, hogares individuales o cualquier fuente que pueda ayudar a generar los datos relevantes. Una vez que se han seleccionado las fuentes adecuadas, el siguiente paso sería decidir las herramientas y los métodos adecuados para recopilar la información de la fuente de datos. Algunos tipos comunes de métodos de recopilación de datos son los siguientes:

  • Encuestas
  • Cuestionarios
  • Grupos focales
  • Estudios de caso
  • Entrevistas
  • Talleres
  • Análisis de contenido de materiales, etc.

Además de los métodos tradicionales de lápiz y papel, existen muchas herramientas de recopilación de datos digitales disponibles en el mercado para ayudar a recopilar datos de manera más rápida y eficiente. Estas herramientas en línea o fuera de línea también ayudan a evitar errores humanos que pueden surgir durante la recopilación y entrada de datos. Algunas herramientas de recopilación de datos son KoBo ToolBox, CommCare, Survey CTO, ONA, etc.

Una vez se determina el proceso de recopilación de datos, también es necesario decidir con qué frecuencia se recopilan los datos. Esto dependerá de las necesidades del proyecto, los requisitos de los donantes, recursos disponibles y el cronograma de la intervención. El Programa recopilará continuamente la mayoría de los datos, mientras que otros se recopilarán en determinados intervalos. Los datos recopilados generalmente se registran cada cierto tiempo, según el cronograma acordado.

Paso 6: Revisión del Plan de Trabajo de M&E (los profesionales de M&E recomiendan realizar esto de forma periódica)

Ahora que hemos trazado nuestros indicadores y el plan de recopilación de datos, es hora de revisar nuestro plan de M&E para dar seguimiento a nuestro progreso hacia las metas y objetivos del proyecto y revisarlo en función de las necesidades actuales del proyecto -¿Cuál es el estatus del proyecto? ¿Qué tan bien se están implementando las actividades? ¿Se están generando los resultados previstos o en qué medida nuestras intervenciones están alineadas a las necesidades de la comunidad? ¿Qué se necesita mejorar, agregar o cambiar en este momento?, etc.

En esta etapa, también es bueno revisar la asignación de fondos para la evaluación y ver si nuestro plan se ajusta bien al presupuesto y los recursos disponibles. También se deben explicar claramente las funciones y responsabilidades de cada componente del plan de trabajo. ¿Necesitaremos subcontratar un segmento particular de la evaluación a una parte externa?

La revisión de nuestro plan de trabajo de M&E también permite a los nuevos miembros del equipo, si los hay, familiarizarse con el proyecto y tener una idea de cuáles son sus responsabilidades y cómo se dividen las otras funciones y responsabilidades entre el grupo.

Paso 7: Reporte

Una vez que se recopilan y analizan los datos, se deben reportar a los miembros relevantes con la mayor regularidad posible para discutir e interpretar los hallazgos. La intención de la presentación de reportes siempre debe ser proporcionar claridad sobre los resultados más actualizados sobre el progreso, el éxito y fracaso del proyecto a los miembros del personal y partes interesadas, y ayudarlos a tomar decisiones basadas en evidencia para modificaciones de los componentes del proyecto y para desarrollar futuros planes de trabajo según sea necesario. Además, los datos deben ser reportados para que puedan incrementar el conocimiento y hacer aportes al campo relacionado para que los proyectos y prácticas futuras sean más efectivas. Si los resultados y los datos del proyecto no se difunden adecuadamente, podría dar lugar a esfuerzos de monitoreo y evaluación duplicados.  

Por tanto, el plan de trabajo de M&E debe incluir una estrategia efectiva para la difusión interna de datos entre el equipo del proyecto, así como una difusión más amplia entre las partes interesadas, los donantes y el público externo. El plan también debe articular qué formato será utilizado para compartir los hallazgos: reuniones formales con donantes y partes interesadas, informes escritos, presentaciones orales, materiales del programa o sesiones de retroalimentación de la comunidad y partes interesadas.

Además de las técnicas tradicionales de generación de reportes, muchas organizaciones están optando por software y herramientas digitales de M&E como TolaData. Estas herramientas generalmente vienen con funciones de tableros de datos y portafolio que permiten a los usuarios visualizar datos en gráficos, cuadros, informes e imágenes para generar reportes en tiempo real. Estas herramientas facilitan enormemente la presentación de reportes y ayudan a las organizaciones a proporcionar más claridad sobre su progreso y garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en todos los niveles.

Conclusión

Esperamos que nuestra guía paso a paso sirva como una hoja de ruta útil para desarrollar e implementar un monitoreo y evaluación que sea relevante, efectivo, oportuno y creíble. Según los expertos, si el M&E se planifica y ejecuta bien, puede convertirse en una herramienta poderosa para el cambio social y político -razón de más para hacer del M&E un componente integral de nuestros proyectos humanitarios y de desarrollo. ¿Tiene preguntas o inquietudes sobre este artículo? No dude en comunicarse con nosotros.

Referencias clave

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